RPAで効率化！請求書管理ツール「board」をさらに効率化するリーピーの活用事例６選！

「board」は、請求書の作成、顧客情報の管理、商品・サービスの登録、売上や未回収金額のレポートなど、請求に関わる業務を一元管理できるクラウドツールです。インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能で、シンプルな操作性と充実した機能により、請求業務の効率化と精度向上を支えています。

リーピーでは、日々の業務に「board」を活用し、さらに複数のRPA（Robotic Process Automation）ツールを組み合わせることで、業務の効率を一段と向上させています。ここでは、リーピーが導入している具体的なRPA活用法をご紹介します。

「board」を使ったリーピーのRPA活用術6選！

1. 複数パターンの見積もり作成RPA

案件によっては、複数の見積書が必要な場合があります。たとえば、異なる条件で複数の提案を出すケースや、見積もりの段階で詳細仕様が異なるケースなどです。「board」の標準機能では見積書を1件ずつ作成する必要がありますが、RPAを活用することで、複数の見積書を自動生成できるようにしました。

具体的には、スプレッドシートに情報を入力するだけで、RPAが異なる見積書テンプレートに沿って複数の案件を自動登録します。この仕組みにより、入力の手間が大幅に削減され、複数の見積書作成時に発生しがちな入力ミスや記入漏れを防ぐことができています。見積書の作成時間も短縮され、顧客対応のスピードアップにもつながっています。

2. 関連見積の「見積日」一括変更RPA

案件の進行に伴い、見積書の日付を何度も更新することが求められますが、案件ごとに異なる日付の管理は手間がかかります。このRPAは、指定した案件に関連する見積書の日付を一括変更することができます。

これにより、見積書の日付を統一でき、顧客とのやり取りでの日付に関する誤解を防ぎながら、確実な書類管理が実現しました。複数の見積書が連動している案件でも、全見積書の日付を一度に変更できるため、更新作業の手間が大幅に削減されています。

3. 見積もりの詳細検索RPA

「board」では案件名での検索が可能ですが、見積書の内容に基づくキーワード検索ができません。そこでリーピーでは、見積書の内容でも検索できるRPAを導入しました。

このRPAは、過去の見積書の項目や内容をキーワードで検索することができます。たとえば、類似案件の提案内容を確認したいときに、RPAを使うことで見積書の中身から該当する文言や項目を瞬時に見つけられます。過去の見積書を参考に新しい提案作成がスムーズに行え、案件の提案や見積もりにかかる時間が大幅に短縮されました。

4. 定期的な見積もりステータスの一括変更RPA

未受注の見積書が「見積中」ステータスのまま蓄積されると、確認したい見積書を探すのに時間がかかり、リストが煩雑になってしまいます。特に、未受注の案件を「見積中（除）」に手作業で変更するのは大変です。

リーピーでは、見積書のステータスを定期的に一括変更するRPAを活用しています。このRPAは、指定期間内に受注が確定していない見積書を自動リストアップし、ステータスを一括変更します。管理リストが常に整理され、効率的な案件確認が可能になりました。

5. 他のSaaSへの案件情報登録RPA

リーピーでは、案件の進捗やリソースの割り当てを他のSaaSツール（工数管理ツールやプロジェクト管理ツール）でも管理していますが、「board」で作成した案件情報を手動で再入力するのは非効率です。このRPAは、「board」の案件情報を自動的に他のSaaSツールへ送信し、必要な項目を各ツールに適切に登録します。

例えば、案件の開始日や担当者、予算情報などを工数管理ツールに転送し、プロジェクト進行に応じたタイムラインを自動更新することが可能です。これにより、複数のツール間でのデータの一貫性が保たれ、手作業による入力ミスも防止されています。