1日の中でさらに1時間捻出するために、簡単にできる8つの方法

最近、社内で実施している効率化について、お話をします。
比較的簡単に取り組めることですが、これをやるだけで、1日あたり1時間は捻出できるのではないかと思いますので、生産性を上げたい方にはお薦めです。

効率化したいタスクの洗い出し

先日、会社の全体ミーティングの際に、15分ほど、全員で効率化したいタスクの洗い出しを行いました。わずか15分という時間にも関わらず、計20個以上の効率化したいタスクが挙がりました。

Web制作業界である当社の場合ですが、一例を挙げると、

・社内システムへの顧客情報の登録
・見積もり作成
・問い合わせがあった際の対応
・テストサイトにおけるフォームのテスト送信

など、ブログに書けないものも含めると、わずか15分間という短い時間で、よく出たなと思うくらい挙がりました。

普段、仕事をやっている中で、場面場面では効率化できないかな？と感じているものの、作業時間として数分で終わるものだったりするので、これまで改善案として挙がってきていない状況だったのかなと思いました。

この案出しをスムーズに進めるために工夫したことは、これです。

・RPAによるデモ画面をミーティング中、スクリーンに映し出しておく。
（Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション／デスクワーク（主に定型作業）を、パソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが代行・自動化すること）

これにより、自動化された時のイメージを頭に描きながらのミーティングになるので、案が出やすくなります。

※ただ、一番の効率化は、そもそも「やらない」ことです。この観点無くして、効率化だけ図ろうとすると、効果的な改善とは言えません。

洗い出されたタスクの見直し

洗い出されたタスクに対して、今かかっている所要時間と1ヶ月あたりの頻度を出して、総時間の多いものから改善していきます。
このあたりはITに詳しい当社ですので、ITを使うことで効率化できるものはどんどん進めてしまいます。RPA化もどんどん進めています。

例えば、Webサイトの運用でいうと、WordPressでの更新において、メールで送ったら、特定の投稿に入る、ということも可能です。これにより、わざわざ管理画面にログインせずとも、サイトの更新ができてしまいます。

また、タスクの中で、外部の方が絡む作業に関しては、どういう形式で連絡をもらえると、こちらとして効率的かを考え、その内容を検討してもらいました。こちら都合のように見えますが、実は外部の方もわざわざ手間をかけていただいて作業だったということもあり、結果として双方の効率化に繋がっています。

不要なグループチャットからの退室

当社は社内の連絡でChatWorkを使っていますが、気付けば、自分が参加しているグループチャットが膨大な数になっているということは、チャットを使っている会社の方であれば、経験することだと思います。グループチャットに入っている以上、自分宛ではなくとも、既読にするために見てしまいます。

この時間がもったいないと考え、今となっては関係ないメンバーが入っているグループを見つけると、本当に必要なメンバーだけを残して、どんどん外してしまいます。僕もこれまではほぼ全てのグループチャットに入っていましたが、僕自身も外していっています。

情報共有の面から考えると、各案件がどういう状況かを把握することも大事だという意見もありそうですが、把握していても、特に活かされないケースの方が実際は多いかと思います。必要な時にはまたグループチャットに戻せば良いので、特に問題はないですし、本当に大事なことは口頭で共有するので、それで十分です。
ChatWorkの場合、外すメンバーが過去に上げたファイルが見られなくなりますが、それも、社内のファイルサーバで管理されているので、問題にはなりません。それよりも、見なくても良いチャットを見ないことによる、時間の創出の方が価値があるかと思います。

不要なメールのアーカイブ

そもそも、メールソフトはGmailを使うことが一番効率的です。Outlookなどもありますが、機能面ではGmailが圧勝だと思っています。
今回はGmailを使う前提ですが、まず、メールはどんどんアーカイブする運用が基本です。受信トレイに残すと、余計にもう一度見返したりしてしまいますので、そもそも、そういうメール処理は良くありません。

その上で、受信トレイに入ること自体を無くすことを考えます。
Gmailの場合、[設定]-[フィルタとブロック中のアドレス]で、フィルタを適用できます。ここで、特定の件名や送信元アドレスでフィルタをかけてしまいます。その検索条件に合致した時に処理方法を指定できますが、[受信トレイをスキップ (アーカイブする)]を選びます。それにより、即座にアーカイブされ、見なくてもよくなります。

当社の場合でいうと、サーバーなど、システムから発信されるメールを受信することも多いので、その中で見なくて良いと分かりきっているメールはこういった即アーカイブで処理してしまいます。

個人のメールの場合でも、通販で購入した時の確認メールも即座にアーカイブして、受信トレイに出てこないようにします。今どき、通販から送られてくる注文確認メールを細かく確認しなくてはいけないようなシステムで運用されていませんので、信じておけば、後日問題なく、商品は届きます。

ここでのポイントは、メールを「削除」するのではなく、「アーカイブ」にすることです。アーカイブとして残しておけば、検索できますので、必要な時には、そのメールは確認できます。必要になることの方が少ないと思いますが。

不要なメルマガの配信停止

これも気付けば、そのままになりがちなポイントです。たまに見たいものは残しておけばいいと思いますが、全然要らないものは、どんどん配信停止にします。
当社の場合、ドメイン提供会社からのメルマガが、嫌というほど、届いていたので、全部停止しました。
このメルマガの停止は簡単な方法なのに、意外とそのままになってしまっているので、すぐにやった方が良いです。

車での移動を減らす

これは地方企業であれば、車移動が多いので、特に効果的かと思います。
例えば、岐阜市にある当社の場合は、名古屋アポに車で移動することも多いです。車移動中は、2人以上で移動して、社内でミーティングをするなら別ですが、1人での移動の際は考え事以外のことが出来なくなるので、完全にロスです。
電車代の節約を考えても、1,000円、2,000円の話なので、安全面から考えても、車移動をやめて、電車移動にした方が電車内で仕事も出来ます。その方が結局、電車代以上のリターンがあると考えています。
それに名古屋は駐車場代が高いので、2時間のアポのために、1,500円の駐車場代を払う場所もあったりして、電車で行くのと、そう大差がない時も多いです。そのため、電車移動を増やすことで、結果的に何かをする時間が増え、効果的かと思います。（歩く時間も増えるので、健康的です。）

スマホでできる仕事はあえて残す

仕事を、PCでやるべき仕事、スマホでもやれる仕事で分けます。
僕の場合は、メールやチャットのチェックはスマホからです。そのため、会社でPCを触る時間はできる限り、メールチェックをしません。デザインの確認もスマホからの方が多いです。
おそらく、ほとんどの仕事はスマホでやれます。書類作成に関しては、僕の場合はPCの方が早いので、PCの作業としていますが、スマホでもできるよ、という人もいるかと思います。
僕は立場上、確認作業の方が多いので、スマホでやれる仕事は、あえて、スマホしか触れない時間帯で行っています。例えば、電車の待ち時間の数分間、などです。
その数分間を詰めていこうとするだけでも時間を増やせます。

朝、その日一日のシミュレーションをする

僕は朝、家で準備をしている時に、その日一日のシミュレーションをしています。当然、準備が必要なものは前日までに終わらせていますが、当日の朝にもう一度、頭の中で考えます。
その時に考えるのは、「特定の何かを考える時間を、具体的にどの時間帯で取るか」まで決めます。

例えば、日中コンビニに行く予定が考えられるのであれば、その会社とコンビニに行く往復10分間の間で、●●について考えよう、ということを、朝のシミュレーション時間の中で決めます。

社会人成り立ての頃に、会社にいる時間はアウトプットのための作業時間だと教えられ、会社にいない時間で考え事をする癖が付いています。そのため、PCの前に座ると、事前に頭の中に描いたイメージを、目の前の作業として、アウトプットしていくだけにしています。PCに座って考える、ということはしません。
企画書もパワーポイントを開く時点で、あらかたスライドのデザインや文言まで決まっています。いざ作る時は、頭の中のイメージを書き起こすだけです。そうすることで、時間あたりのアウトプット量を増やすことができます。

比較的簡単に取り組めて、効果が高い8つの方法は以上です。

他にもあると思いますが、こういったことをすることで、これまでよりも1時間多く、時間を捻出することができ、効率を上げることができるかと思いますので、生産性向上に興味がある方は是非取り組んでみてください。